Depuis le 1er septembre 2026, une facture entre professionnels ne s’envoie plus directement d’une entreprise à l’autre. Elle transite par un intermédiaire immatriculé par l’administration fiscale. Chaque entreprise doit donc en désigner un. Voici comment faire ce choix sans se tromper, et sans y passer trois semaines.
L’essentiel en 4 points
- Le terme officiel est plateforme agréée (PA). C’est le nouveau nom de ce qu’on appelait « PDP ».
- Le portail public de facturation n’échange plus les factures : il ne gère que l’annuaire et la centralisation des données. Vous ne pouvez donc pas vous en contenter.
- Une solution compatible (votre logiciel de facturation ou de comptabilité) peut créer vos factures, mais elle doit s’appuyer sur une plateforme agréée pour les transmettre.
- Le critère de choix numéro un pour une TPE n’est pas le prix : c’est l’intégration avec votre outil comptable.
PA, solution compatible, portail public : qui fait quoi
Le vocabulaire de la réforme a changé en cours de route, ce qui explique une bonne partie de la confusion actuelle.
La plateforme agréée (PA) est un opérateur privé immatriculé par la DGFiP. Elle émet, transmet et reçoit vos factures électroniques, les convertit dans les formats structurés exigés, les achemine vers le bon destinataire, suit leur cycle de vie (émise, reçue, acceptée, rejetée, payée) et remonte à l’administration les données réglementaires, y compris celles de l’e-reporting. L’immatriculation est délivrée pour trois ans, après vérification de la conformité technique et de la sécurité. Le terme a remplacé celui de « plateforme de dématérialisation partenaire » (PDP), toujours très utilisé dans les articles anciens.
La solution compatible est votre outil de facturation ou de comptabilité. Elle crée la facture et gère votre activité, mais ne peut pas la transmettre elle-même : elle passe par une PA. Beaucoup d’éditeurs ont choisi de devenir eux-mêmes plateforme agréée, ce qui simplifie considérablement la vie de leurs utilisateurs.
Le portail public de facturation (PPF) ne joue plus le rôle qu’on lui prêtait au lancement du projet. Depuis octobre 2024, il n’assure plus l’échange des factures et se limite à tenir l’annuaire central des entreprises et à concentrer les données destinées à l’administration. Autrement dit : il n’existe pas de solution publique gratuite pour échanger vos factures. Vous devez passer par une plateforme agréée.
Au 31 août 2026, la DGFiP recensait environ 150 plateformes agréées immatriculées. Le choix ne manque donc pas — c’est plutôt l’abondance qui complique la décision.
Factur-X, UBL, CII : pourquoi votre PDF ne suffit plus
Une facture électronique au sens de la réforme n’est pas un PDF. C’est un fichier dont les données sont structurées, c’est-à-dire lisibles automatiquement par une machine. Trois formats sont admis : Factur-X, UBL et CII.
Le format qui rassure le plus les dirigeants est Factur-X : c’est un fichier hybride, composé d’un PDF parfaitement lisible à l’œil humain et d’un fichier XML de données intégré. Vous continuez donc à voir une facture normale, tout en respectant l’obligation. C’est le format que privilégient la plupart des solutions destinées aux TPE.
Les sept critères de choix pour une TPE
1. L’immatriculation effective. Vérifiez que la plateforme figure bien sur la liste publiée par l’administration, et avec un statut définitif. Certains prestataires communiquent sur une immatriculation encore en cours d’obtention.
2. L’intégration avec votre outil comptable. C’est le critère décisif en pratique. Une plateforme excellente mais déconnectée de votre comptabilité vous fera ressaisir vos données ou multiplier les exports. Le gain de la réforme, c’est justement la fin de la saisie.
3. La gestion des deux flux. Beaucoup d’entreprises ont souscrit une solution d’émission en oubliant la réception, qui est pourtant la seule obligation qui s’impose à elles aujourd’hui. Vérifiez explicitement les deux.
4. Le coût réel. Certaines offres facturent au document, d’autres à l’utilisateur, d’autres au forfait. Projetez votre volume annuel de factures émises et reçues avant de comparer.
5. L’archivage. Durée de conservation, accès après résiliation, format de restitution. Ce point ne se regarde jamais au moment de la souscription et devient critique le jour où vous changez de prestataire.
6. L’e-reporting. Si vous vendez à des particuliers ou à l’étranger, vérifiez que la plateforme gère nativement la transmission des données de transaction et de paiement. Toutes ne le font pas.
7. Le support. Sur les premiers mois, vous aurez des rejets à traiter. Un support réactif et francophone vaut plus que quelques euros d’économie mensuelle.
Le cas de Pennylane
Nous avons construit notre fonctionnement autour de Pennylane, et la question de la facturation électronique y trouve une réponse cohérente pour les indépendants, TPE et PME.
Pennylane est elle-même plateforme agréée
C’est le point central. Pennylane ne se contente pas d’être compatible avec le dispositif : elle est immatriculée plateforme agréée par la DGFiP, après avoir passé les tests d’interopérabilité avec le portail public de facturation. Elle figure à ce titre sur la liste officielle publiée par l’administration.
La conséquence pratique est importante. Beaucoup de logiciels de facturation sont des solutions compatibles : ils créent la facture, mais doivent s’adosser à une plateforme agréée tierce pour la transmettre. Vous vous retrouvez alors avec deux prestataires, deux contrats, deux interlocuteurs en cas de rejet, et parfois deux facturations. Avec Pennylane, l’émission, la réception, la conversion de format et la remontée des données réglementaires se font dans le même outil, sans intermédiaire.
Ce que l’outil couvre nativement
L’émission et la réception au format Factur-X, avec prise en charge d’UBL et de CII. Les factures entrantes arrivent directement dans l’outil, lues nativement depuis le fichier XML plutôt que reconstituées par reconnaissance de caractères — ce qui supprime une bonne partie des erreurs de lecture qu’on connaissait sur les PDF scannés.
Le suivi du cycle de vie. Chaque facture affiche son statut : émise, reçue, acceptée, rejetée, payée. C’est ce qui vous permet de savoir qu’une facture est bloquée avant que votre client ne vous appelle pour vous dire qu’il ne l’a jamais reçue.
L’e-reporting, inclus dans les offres sans surcoût : les ventes aux particuliers, les opérations intracommunautaires et les opérations hors Union européenne remontent automatiquement, de même que les statuts de paiement sur les prestations de services. Ce point mérite d’être signalé, parce que plusieurs plateformes agréées facturent l’e-reporting séparément de l’e-invoicing. Si vous vendez à des particuliers ou à l’étranger, comparez bien les deux briques et pas seulement le prix d’entrée.
Le reste de la comptabilité dans le même outil : rapprochement bancaire, gestion des achats, trésorerie, et surtout la collaboration en temps réel avec nous. C’est ce qui nous permet de vous répondre en cours d’année plutôt qu’au bilan.
Ce qui reste à faire, et que l’outil ne fera pas à votre place
Il faut être clair sur ce point : l’immatriculation d’une plateforme ne corrige pas des données incomplètes. Trois chantiers restent de votre côté, ou du nôtre.
Activer la plateforme et déclarer votre entreprise dans l’annuaire. L’opération est rapide, mais la validation auprès du portail public prend un délai de traitement pendant lequel votre statut reste en attente. Tant que ce statut n’est pas actif, vos fournisseurs ne peuvent pas vous adresser leurs factures.
Fiabiliser votre base clients. Le SIREN de chaque client professionnel devient indispensable au routage. C’est le chantier qui prend du temps, et aucun outil ne le fera à votre place. C’est précisément ce que nous traitons en amont de la bascule.
Tester les flux en conditions réelles. Émettre une vraie facture vers un vrai client, recevoir une vraie facture fournisseur, et surtout traiter un premier rejet pour savoir à quoi il ressemble. Une configuration qui n’a jamais rencontré de rejet n’est pas une configuration validée.
Les erreurs que nous voyons déjà chez les nouveaux clients
Avoir souscrit deux solutions qui se chevauchent. Un outil de facturation devenu plateforme agréée, plus une plateforme distincte souscrite par précaution. Résultat : double facturation, et surtout des factures qui arrivent sur la mauvaise plateforme.
Avoir traité l’émission en oubliant la réception. C’est l’erreur la plus fréquente, et paradoxalement la plus grave : la réception est la seule obligation qui pèse aujourd’hui sur une TPE.
Ne pas s’être déclaré dans l’annuaire. Choisir une plateforme ne suffit pas. Tant que votre entreprise n’y est pas correctement référencée, vos fournisseurs ne savent pas où vous adresser leurs factures.
Avoir migré sans reprendre l’historique. Numérotation qui repart de zéro en cours d’exercice, avoirs orphelins rattachés à des factures absentes du nouvel outil. Cela se rattrape, mais c’est du temps perdu.
Combien de temps prévoir
La question que tous nos clients posent en premier. La réponse honnête : quelques heures de votre côté, quelques jours du nôtre, et une à deux semaines de vigilance après la bascule.
Ce qui rallonge les délais, dans l’ordre de fréquence :
- Une base clients incomplète. C’est de loin le premier facteur. Un fichier sans SIREN sur une partie des clients professionnels demande un enrichissement, et parfois des relances.
- Des flux atypiques : ventes à l’étranger, marketplaces, activité mixte assujettie et exonérée. Chaque cas demande une qualification précise avant paramétrage.
- Une migration depuis un outil fermé, dont l’export d’historique est partiel ou payant.
- Une numérotation irrégulière sur l’exercice en cours, qu’il faut reprendre avant de basculer.
À l’inverse, un indépendant qui facture une dizaine de clients français avec un outil standard est opérationnel en queles jours, sans interruption de son activité.
Questions fréquentes
Oui. Le choix n’est pas définitif, mais un changement suppose de mettre à jour votre référencement dans l’annuaire et de récupérer votre archivage. Vérifiez les conditions de sortie avant de souscrire, pas après.
Oui. L’obligation de réception s’applique depuis le 1er septembre 2026 à toutes les entreprises assujetties à la TVA, même celles qui n’émettront qu’en septembre 2027.
Non. Chaque entreprise choisit librement sa plateforme. C’est précisément le rôle de l’annuaire central et de l’interopérabilité entre plateformes que de permettre à deux entreprises équipées différemment d’échanger.
Non, plus depuis l’abandon de cette fonction par le portail public en octobre 2024. Certaines plateformes proposent en revanche des offres d’entrée de gamme gratuites ou très peu coûteuses pour les faibles volumes.
Nous prenons en charge la mise en place de bout en bout, y compris la migration depuis votre outil actuel, le paramétrage et la formation de vos équipes. Parlons-en.