Entre les rendez-vous clients, les déplacements et les imprévus, les entrepreneurs, indépendants et dirigeants de TPE ne sont pas toujours devant leur ordinateur. Pourtant, facturer, encaisser un client, suivre sa trésorerie ou transmettre un justificatif ne peut pas toujours attendre.
Avec l’application Pennylane, vous gérez votre activité depuis votre smartphone en cinq actions :
- Facturer et encaisser vos clients
- Suivre votre trésorerie et votre Compte Pro
- Enregistrer vos dépenses et justificatifs
- Connecter votre banque
- Partager vos données avec votre expert-comptable
L’application est gratuite sur l’App Store et Google Play, et s’utilise avec les identifiants de votre compte Pennylane. Voici comment réaliser chacune de ces actions, par ordre d’importance, puis comment installer l’application et s’y connecter.
Comment gérer son activité professionnelle avec l’application Pennylane ?
Depuis son smartphone, on peut gérer l’essentiel du quotidien d’une entreprise, que l’on soit dirigeant ou collaborateur :
- Facturer : Créer et suivre ses devis et factures de vente
- Encaisser : Accepter un paiement par carte avec Tap to Pay
- Suivre sa trésorerie : Consulter ses transactions et sa trésorerie en temps réel
- Gérer son Compte Pro : Effectuer des virements, payer ses fournisseurs, paramétrer les cartes de ses collaborateurs
- Enregistrer ses dépenses : Scanner un justificatif, catégoriser, saisir une note de frais
- Collaborer : Échanger documents et informations avec son comptable
1. Facturer et encaisser ses clients depuis son smartphone
Être payé est la priorité d’une entreprise : c’est donc la première chose que l’application permet de faire en mobilité.
Créer et envoyer une facture ou un devis
Vous pouvez générer vos devis et vos factures directement depuis l’application, sans attendre d’être au bureau. Concrètement :
- Ouvrez l’application et accédez à la création d’un devis ou d’une facture
- Sélectionnez le client et ajoutez les produits ou services
- Vérifiez les montants, puis envoyez le document
L’application permet aussi de suivre l’état de vos devis et factures de vente.
Encaisser un paiement par carte avec Tap to Pay
Tap to Pay transforme votre smartphone en terminal de paiement, sans acheter de matériel supplémentaire. C’est pratique pour les marchés, les salons ou les interventions chez le client.
- Ouvrez l’application Pennylane et connectez-vous
- Saisissez le montant de la transaction
- Le client approche sa carte ou son mobile (Apple Pay, Google Pay, Samsung Pay) de votre smartphone
- Partagez le reçu depuis l’application si besoin
Les paiements sont versés sur votre Compte Pro le jour ouvré suivant, déduction faite des frais.
Prérequis : un accès au Compte Pro (offres payantes, à partir de Starter), la dernière version de l’application et un smartphone compatible (iPhone XS ou ultérieur avec iOS à jour, ou smartphone Android compatible). La fonctionnalité n’est pas disponible dans tous les pays.
2. Suivre sa trésorerie et gérer son Compte Pro depuis son smartphone
Savoir où en est son argent permet de décider vite, sans attendre un point avec son comptable.
Consulter sa trésorerie en temps réel
L’application donne accès au suivi de votre trésorerie et de vos transactions en temps réel. Vous pouvez ainsi vérifier un encaissement, anticiper une dépense ou contrôler un solde en déplacement.
Gérer son Compte Pro depuis l’application
Le Compte Pro est le compte professionnel proposé par Pennylane, intégré à la comptabilité. Sur mobile, vous avez un accès complet à ce compte. Vous pouvez notamment :
- Réaliser des virements
- Suivre vos transactions en temps réel
- Payer vos fournisseurs par virement, où que vous soyez
- Paramétrer les cartes de vos collaborateurs
Connecter un compte bancaire
Si vous utilisez une autre banque, vous pouvez connecter un nouveau compte bancaire directement depuis l’application, sans passer par la version web. Vos transactions remontent ensuite automatiquement et peuvent être rapprochées de vos factures.
3. Gérer ses dépenses et ses justificatifs depuis son smartphone
Un justificatif perdu, c’est du temps perdu à la clôture. L’application permet de tout traiter au moment où la dépense a lieu.
Scanner un justificatif
Prenez le justificatif en photo avec votre smartphone : le contenu est lu automatiquement (OCR). Vous pouvez aussi importer un fichier déjà enregistré sur votre téléphone. Le document est ensuite disponible dans votre compte et pour votre comptable.
Catégoriser ses dépenses et gérer ses notes de frais
Vous pouvez classer vos dépenses à la volée, directement depuis l’application, pour garder un suivi financier précis. L’ajout et la gestion des notes de frais se font aussi depuis le mobile : un collaborateur peut saisir ses frais en déplacement, sans attendre la fin du mois.
Associer une transaction à une facture
Depuis l’application, vous pouvez rapprocher une transaction bancaire de la facture correspondante. Cela réduit le travail de rapprochement à faire sur ordinateur et facilite la vie de votre comptable.
4. Collaborer avec son expert-comptable depuis l’application
L’application permet d’échanger des informations et des documents avec votre comptable en temps réel. Les justificatifs scannés, les dépenses catégorisées et les rapprochements faits en mobilité sont autant de tâches que votre comptable n’aura pas à vous réclamer.
Comment démarrer avec l’application Pennylane ?
Qu’est-ce que l’application Pennylane ?
L’application Pennylane est la version mobile de la plateforme de comptabilité et de gestion financière du même nom. Elle fonctionne avec le même compte que la version ordinateur : les données sont synchronisées. Elle s’adresse aux dirigeants comme à leurs collaborateurs (indépendants, TPE, PME, startups, artisans, commerçants).
Quels sont les prérequis ?
- Un compte Pennylane, ou une invitation à rejoindre celui de votre entreprise
- Un smartphone iPhone ou Android avec une connexion internet
- Pour le Compte Pro et Tap to Pay : une offre payante donnant accès au Compte Pro, et un smartphone compatible
Comment télécharger l’application Pennylane ?
L’application est gratuite et compatible avec les appareils iOS et Android.
- Sur iPhone : ouvrez l’App Store, recherchez « Pennylane », puis appuyez sur « Obtenir ».
- Sur Android : ouvrez le Google Play Store, recherchez « Pennylane », puis appuyez sur « Installer ».
Comment se connecter à l’application Pennylane ?
- Ouvrez l’application.
- Saisissez l’adresse e-mail et le mot de passe de votre compte Pennylane.
- Validez la double authentification si elle est activée.
- Configurez votre code PIN ou la reconnaissance faciale pour les connexions suivantes.
En cas d’oubli, utilisez le lien de réinitialisation du mot de passe sur l’écran de connexion.
Application Pennylane sur iPhone et sur Android : quelles différences ?
Les fonctionnalités de gestion sont les mêmes sur les deux systèmes. Les différences portent surtout sur le téléchargement et sur la compatibilité de Tap to Pay.
Télécharger et utiliser Pennylane sur iPhone
Le téléchargement se fait depuis l’App Store. Pour encaisser avec Tap to Pay, il faut un iPhone XS ou ultérieur, avec iOS à jour.
Télécharger et utiliser Pennylane sur Android
Le téléchargement se fait depuis le Google Play Store. Pour Tap to Pay, il faut un smartphone Android compatible avec le paiement sans contact (NFC).
L’application Pennylane est-elle sécurisée ?
L’application propose un code PIN personnalisé et la reconnaissance faciale pour protéger l’accès à vos données financières. Pennylane indique par ailleurs être certifiée ISO 27001, la norme de référence en matière de sécurité de l’information. Pensez à activer ces protections et à ne jamais partager vos identifiants.
En bref
- À quoi elle sert : gérer son activité professionnelle depuis son smartphone, avec les mêmes données que sur la version ordinateur.
- Facturer : créer et suivre ses devis et factures de vente depuis le mobile.
- Encaisser : accepter des paiements par carte ou par mobile avec Tap to Pay, sans terminal supplémentaire.
- Suivre sa trésorerie : consulter ses transactions et sa trésorerie en temps réel.
- Gérer son Compte Pro : réaliser des virements, payer ses fournisseurs et paramétrer les cartes de ses collaborateurs.
- Tenir sa comptabilité à jour : scanner ses justificatifs, catégoriser ses dépenses, saisir ses notes de frais et associer ses transactions à ses factures.
- Connecter sa banque : ajouter un compte bancaire directement depuis l’application.
- Collaborer avec son comptable : échanger documents et informations en temps réel.
- Prérequis : un compte Pennylane, un iPhone ou un smartphone Android, et la dernière version de l’application. Le Compte Pro et Tap to Pay demandent une offre payante, à partir de Starter.
- Téléchargement : gratuit sur l’App Store et sur Google Play.
- Connexion : avec les identifiants du compte Pennylane, puis code PIN ou reconnaissance faciale pour sécuriser l’accès.
- Tap to Pay : iPhone XS ou ultérieur avec iOS à jour, ou smartphone Android compatible. Fonds versés sur le Compte Pro le jour ouvré suivant, nets de frais.
Questions fréquentes sur l’application Pennylane
Oui, le téléchargement est gratuit sur l’App Store et sur Google Play. L’utilisation dépend en revanche de votre abonnement Pennylane, et le Compte Pro comme Tap to Pay nécessitent une offre payante à partir de Starter.
Pour la gestion courante (facturer, encaisser, suivre sa trésorerie, scanner, collaborer), oui. Certaines tâches avancées ou de paramétrage peuvent rester plus confortables sur ordinateur.
L’application est conçue pour les smartphones iOS et Android. Tap to Pay, lui, nécessite un smartphone compatible.
Le centre d’aide et le support de Pennylane sont accessibles depuis le site officiel.
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